Spora część z nas pracuje teraz z domu, to dla wielu życiowa niespodzianka. Nie masz takiego doświadczenia? Nie wiesz jak sobie z tym poradzić? Pidżamę zdejmujesz koło południa, a potem zmieniasz na dres? Czas ucieka przez palce, a Ty odpalasz kolejny serial na Netflixie? Tymczasem ilość zadań nie tylko nie maleje, ale zaczyna się piętrzyć. Poniżej kilka życiowych wskazówek, które pomogą ogarnąć cały ten home office.
Empirycznie
Na początku odpowiem dlaczego właściwie ja mam Ci o tym mówić. Od wielu, a nawet bardzo wielu uprawiam wolny zawód. Jestem dziennikarką. Kilka lat temu w moim profesjonalnym portfolio pojawił się także coaching. Zarządzam swoim czasem już tak długo, że mogę z czystym sumieniem pochwalić się, że robię to efektywnie i skutecznie. Jestem w tym po porostu dobra. Wypróbowałam wiele metod, stosuję te, które służą mi najlepiej. Ponad to jako coach niejednokrotnie prowadziłam sesje na temat zarządzania czasem. Jak się okazuje jest to wyzwanie dla wielu ludzi.
Pobudka
Na pewno już wiesz, że ludzie sukcesu wstają wcześnie. Warren Buffet nie śpi do dziesiątej. Zapewniam. O której dzwonił budzik, gdy jeszcze wychodziłaś do pracy? O 7.00? Nie ma powodu, aby teraz to zmieniać. Pozostaw poprzednie zasady i przyzwyczajenia. Rodzice małych dzieci nie będą mieli tego problemu. Ranne ptaszki i tak nie pozwolą zostać w łóżkach ani minuty dłużej. Ustal sztywną godzinę pobudki.
Łazienka
Wstałaś wcześnie, to fakt, ale po śniadaniu jakoś tak się zeszło. To gazeta, to telefon i media społecznościowe, to koleżanka zadzwoniła. Jakimś cudem jest już południe, a Ty nadal w pidżamie. W międzyczasie odpowiedziałaś tylko na dwa maile. Ta droga jest niestety donikąd. Spisz na kartce wszytko, co robiłaś przed wyjściem do pracy i teraz rób dokładnie to samo. Skoro już wstałaś, dzieci nakarmione, dorośli też już po śniadaniu to czas na prysznic. Nie ma co zwlekać i poddawać się kolejnym rozproszeniom.
Ubranie
Jesteś w domu. Po co się stroić, majstrować przy fryzurze czy makijażu? Masz gwarancję jednego. Nikt Cię przecież nie zobaczy. Nie ma teraz na to szans. Widzą Cię jednak domownicy, widzisz się w lustrze. Warto ubrać się w coś innego niż dres, w coś, co założyłabyś do pracy. Nie musisz zaraz wskakiwać w kostium, bluzka, spódnica lub eleganckie spodnie są wystarczające. Nawet zwykłe dżinsy i elegancka koszula potrafią czynić cuda. Nie przesadzaj ze szpilkami. Szkoda wgniatać podłogę w mieszkaniu. Zrób makijaż i uczesz włosy. Wyglądaj dobrze.
I chociaż teraz zapali się lampka, że przecież masz tak świetną samoocenę, że wygodny dres i tłuste włosy nie wpłyną na nią negatywnie, to niestety mam złą wiadomość. Możesz się mylić. Dres kojarzy się z relaksem i odpoczynkiem. Twoja skuteczność w działaniu będzie mniejsza. Poza tym po dwóch tygodniach snucia się po mieszkaniu w takim stanie, nie poczujesz się dobrze. Skoro i tak już nie jest normalnie, to przynajmniej zachowaj pozory tej normalności. To bardzo ważne. Dbaj o siebie i podobaj się sobie.
Godziny pracy
Przez to, że rytm dnia jest zachwiany, godziny Twojej pracy też zaczynają tworzyć chaos. Wciąż coś Ci przerywa, właśnie ktoś zadzwonił, postanowiłaś włączyć pranie około południa i tak zawodowe obowiązki przesuwają się do późna. Ustal godziny pracy. Jeśli wstaniesz o 7.00, to po realizacji wszystkich poranych obowiązków, elegancko ubrana, pomalowana i z ładną fryzurą możesz zasiąść do komputera o 9.00. Znajomym możesz powiedzieć, że na plotki zapraszasz po 17.00. Pranie też przesuń na popołudnie. Oczywiście rozpraszacze będą. Musisz nakarmić dzieci, siebie, męża czy innych domowników. W szkole nie zjedzą, a Ty nie pójdziesz do firmowej stołówki. Przerwa na obiad musi się pojawić w tym grafiku i zaplanuj ją. Jeśli wszytko dobrze poukładasz czas pracy nie powinien przesunąć się więcej, niż o godzinę. A jak to zrobić. Patrz niżej.
Plan zadań
To jeden z najważniejszych elementów zarządzania czasem. Przygotuj notatnik papierowy albo elektroniczny. Zapisuj co masz do zrobienia danego dnia. Rozpisz dokładnie, o której godzinie zmierzasz zrobić poszczególne zadania. Ten etap dotyczy wszystkich obowiązków, również domowych. W ramach mojego osobistego dnia, poza pracą mieszczą się w planie także: medytacja, treningi cztery razy w tygodniu, gotowanie oraz inne obowiązki domowe, czytanie książek, oglądanie filmów. Wyrabiam się. A dziecko jest? Tak, do jednego odlicz.
Drugie zestawienie powinno dotyczyć tylko zadań zawodowych. Zapisuj co masz do zrobienia, a po wykonaniu odhaczaj ptaszkiem/krzyżykiem lub wykreślaj je z listy. Zobaczysz jak szybko wzrośnie Twoja wydajność. Poza tym o niczym nie zapomnisz. Wrośnie też zadowolenie z siebie i swojej skuteczności.
Codzienne rytuały
Wprowadzają porządek dnia, a co za tym idzie również ten wewnętrzny. Rytuały sprawiają, że masz poczucie kontroli nad swoim czasem. Widzisz skuteczność działań. Co mam na myśli pisząc rytuały? Stałe elementy. Śniadanie o tej samej porze, podobnie inne posiłki, trening jeśli ćwiczysz, nauka języka lub innej dziedziny, czytanie gazety lub książki. Ważne, by wszystkie te elementy miały swoją stałą godzinę. Warren Buffet, każdego dnia w drodze do biura zahacza o McDrive’a i kupuje śniadanie. Kanapkę oraz Cherry Coke. To jest właśnie jego codzienny rytuał. Teraz musi jeść w domu, ale z całą pewnością robi to o tej samej porze.
Zarządzanie własnym czasem nie jest łatwe. Tak jak innych umiejętności, również i tej trzeba się nauczyć, cierpliwie trenować, powtarzać, poprawiać, ulepszać. Teraz znasz już podstawy, ogólne zasady. Wprowadź je w życie, obserwuj siebie i swój dzień, wprowadzaj modyfikacje. Fundament już jest. Pamiętaj, że ludzie sukcesu tylko bywają spontaniczni, na codzień są świetnie zorganizowani, a co za tym idzie, wydajni.
Magdalena Radomska